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En algunos casos, enviamos los archivos como archivos adjuntos en el correo electrónico o utilizamos un servicio gratuito en la nube, y aquí tenemos un resumen de cómo lo hacemos.
Enviar por SNS como Messenger o LINE
El correo electrónico y las SNS son fáciles, pero no pueden enviar grandes cantidades de datos debido al tamaño limitado de los archivos que se pueden adjuntar.
Además, las redes sociales suponen un alto riesgo de seguridad y están prohibidas o desaconsejadas por muchas empresas.
Enviar a través de servicios de transferencia de archivos
Enviar y recibir archivos a través de servicios web.
Compartir archivos con otros a través de la URL de descarga generada tras subir el archivo.
Construir un servidor de archivos
Los servidores de archivos son el método más utilizado para compartir archivos. Se configura un servidor dedicado a compartir archivos en una red dentro o fuera de la empresa, y se instala un software de gestión de archivos para preparar un espacio para compartir archivos.
Se pueden realizar ajustes detallados para gestionar los usuarios y los permisos dentro de la organización, aplicar políticas de seguridad, etc. Sin embargo, con el espectacular aumento del volumen de datos en los últimos años, el almacenamiento se exprime a diario. Sin embargo, los servidores de archivos no son muy buenos a la hora de aumentar su capacidad, por lo que se necesita tiempo y dinero para seguir el ritmo del aumento del volumen de datos. Además, compartir con usuarios ajenos a la empresa requiere ingenio operativo desde el punto de vista de la seguridad.
Construir un NAS
El NAS se llama «Network Attached Storage» y es un dispositivo de almacenamiento dedicado instalado en una red.
Hay muchos tipos de NAS, desde productos económicos con 1TB de almacenamiento por menos de 100 USD hasta productos más sofisticados y caros con almacenamiento all-flash. Como el NAS es básicamente un sistema interno construido en la empresa, compartirlo con usuarios de fuera de la empresa es tan difícil como con los servidores de archivos o los PC.
Utilizar el almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube es un espacio para compartir archivos que se ofrece a través de Internet como un servicio.
Las mayores ventajas son la facilidad de uso, la alta escalabilidad y la alta seguridad. Al estar en la nube, se pueden compartir archivos con usuarios de fuera de la empresa con la misma flexibilidad con la que se comparten archivos dentro de la empresa. Sin embargo, como se utiliza a través de Internet, se supone que siempre estás conectado a la red.
